Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quiénes somos y alcance

Esta política explica cómo FACTUPOS trata los datos personales en su sitio web, en la prestación de sus servicios de desarrollo de software y en Motor IA Empresarial, su plataforma SaaS multiempresa de agentes de inteligencia artificial conectados a WhatsApp Business Platform.

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones.
• Empresa cliente: empresa u organización que contrata los servicios de FACTUPOS, incluido Motor IA Empresarial.
• Usuario final: persona que se comunica con una empresa cliente, por ejemplo, a través de su número de WhatsApp.
• Administrador: persona autorizada por una empresa cliente para configurar, supervisar u operar su cuenta en la plataforma.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

3. Nuestro rol en cada operación

FACTUPOS actúa con un rol distinto según la operación. Esta distinción determina quién decide sobre los datos y ante quién puede ejercer sus derechos el titular.

Cuando actuamos como encargado, tratamos los datos únicamente para prestar el servicio a la empresa cliente y según sus instrucciones. Cada empresa cliente es independiente, define sus propias finalidades y es responsable de contar con su propia política de tratamiento y con la autorización de sus titulares.

4. Datos que tratamos

4.1 Visitantes del sitio web

El sitio web no tiene formularios, no usa cookies propias ni herramientas de analítica o publicidad. Nuestro proveedor de alojamiento puede registrar datos técnicos de las visitas —como la dirección IP, el navegador y la fecha y hora de acceso— para entregar el sitio y protegerlo frente a abusos. Más detalles en la Política de cookies.

4.2 Personas que nos contactan

Nombre, correo electrónico, número de teléfono, empresa, cargo y el contenido del mensaje que decidas enviarnos.

4.3 Empresas clientes y administradores

Datos de identificación y contacto de representantes y administradores, cargo, credenciales y registros de acceso a la plataforma, configuraciones realizadas, comunicaciones con nosotros y la información necesaria para facturación y cumplimiento contractual.

4.4 Usuarios finales de Motor IA Empresarial (como encargado)

• Número de teléfono de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de los mensajes enviados y recibidos, incluidos los archivos que el usuario comparta, como imágenes de comprobantes.
• Comprobantes de pago u otros soportes que el usuario envía, y los datos que contienen (por ejemplo, nombre, valor, fecha, entidad y número de la transacción).
• Datos que la empresa cliente decida solicitar en su flujo de atención, como nombre, ciudad o detalle de un pedido.
• Fecha y hora de los mensajes y registros de las operaciones realizadas por el agente o por un administrador.

Datos sensibles. La plataforma no está diseñada para tratar datos sensibles (como salud, datos biométricos, orientación política o religiosa). Las empresas clientes no deben configurar sus agentes para solicitarlos. Si un usuario los envía por iniciativa propia, se tratan con reserva y solo para atender su solicitud. El suministro de datos sensibles es facultativo. Recomendamos a los usuarios no compartir datos sensibles ni información que no sea necesaria en las conversaciones atendidas por el agente.

5. Finalidades

Como responsable

• Responder solicitudes de información, cotizaciones y demostraciones.
• Celebrar, ejecutar y administrar los contratos con empresas clientes y proveedores.
• Crear y administrar las cuentas de administradores, y brindar soporte técnico.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Proteger la seguridad de nuestros sistemas y prevenir usos indebidos.
• Enviar comunicaciones sobre el servicio contratado. Las comunicaciones comerciales solo se enviarán con autorización y podrás solicitar dejar de recibirlas en cualquier momento.

Como encargado (Motor IA Empresarial)

• Recibir y responder, en nombre de la empresa cliente, los mensajes de sus usuarios finales.
• Generar respuestas mediante modelos de inteligencia artificial, con base en la información y las reglas configuradas por la empresa cliente.
• Recibir, organizar y presentar comprobantes y datos para que los administradores de la empresa cliente los validen.
• Registrar la operación en las hojas de Google Sheets o aplicaciones AppSheet configuradas para la empresa cliente.
• Escalar conversaciones a los administradores cuando se requiere intervención humana.
• Mantener la seguridad, el funcionamiento y el soporte de la plataforma.

FACTUPOS no vende datos personales, no los usa para publicidad propia ni de terceros y no utiliza la información de una empresa cliente para beneficio de otra.

6. Cómo se tratan los datos en Motor IA Empresarial

1. El usuario final escribe al número de WhatsApp de la empresa cliente. El mensaje se transmite por WhatsApp Business Platform (Cloud API), servicio de Meta Platforms, Inc.
2. El mensaje llega a la plataforma a través de un servicio de túnel de conectividad. La plataforma se ejecuta en infraestructura local administrada por FACTUPOS (servidores con Windows y una base de datos PostgreSQL), donde el mensaje se asocia a la empresa cliente correspondiente.
3. Para redactar o clasificar la respuesta, el contenido necesario de la conversación se envía a la Gemini API de Google, que Motor IA Empresarial utiliza en su modalidad de pago. Según los términos de Google para esa modalidad, Google no usa el contenido enviado ni las respuestas para mejorar sus productos; los conserva por un tiempo limitado solo para detectar y prevenir infracciones de su política de uso, y los trata conforme a su anexo de tratamiento de datos como encargado. La información puede almacenarse de forma transitoria en cualquier país donde Google o sus encargados tengan instalaciones.
4. La información relevante de la operación, incluidos los comprobantes, se registra en libros de Google Sheets o aplicaciones AppSheet de cada empresa cliente. Estos libros pertenecen o están asociados a cada empresa y no necesariamente a una misma cuenta de Google; acceden a ellos las personas que cada empresa autoriza.
5. Los administradores revisan, validan y, cuando es necesario, continúan la conversación directamente.

Los datos recibidos a través de las plataformas de Meta se usan exclusivamente para prestar el servicio a la empresa cliente con la que el usuario se comunica, conforme a las condiciones aplicables de Meta.

7. Encargados y proveedores tecnológicos

Para prestar nuestros servicios usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta o por cuenta de las empresas clientes. Cada uno aplica, además, sus propias condiciones y políticas.

La base de datos de la plataforma (PostgreSQL) se encuentra en infraestructura local administrada por FACTUPOS. Podremos comunicar datos a autoridades cuando exista una orden legal o judicial que así lo exija.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de nuestros proveedores almacenan o procesan datos en servidores ubicados fuera de Colombia, por ejemplo, en Estados Unidos. Estas operaciones se realizan como transmisiones a encargados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, y bajo las condiciones contractuales y de seguridad que cada proveedor establece. Al autorizar el tratamiento, el titular conoce que sus datos pueden ser tratados en otros países.

9. Autorización

Cuando actuamos como responsable, solicitamos la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos. Al escribirnos voluntariamente para solicitar información, el titular autoriza el tratamiento de sus datos para responderle, mediante una conducta inequívoca.

Cuando actuamos como encargado, cada empresa cliente es responsable de informar a sus usuarios finales, obtener su autorización para el tratamiento de datos, contar con su consentimiento para recibir mensajes por WhatsApp de acuerdo con las políticas de WhatsApp Business, informarles que sus mensajes son procesados con inteligencia artificial, y atender sus solicitudes como responsable.

10. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

11. Consultas y reclamos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a factuposcolombia@gmail.com. Incluye tu nombre, un medio de contacto, la descripción de tu solicitud y, si se refiere a Motor IA Empresarial, el número de WhatsApp desde el cual te comunicaste y el nombre de la empresa con la que conversaste. Podremos pedir información adicional para verificar tu identidad.

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que has desistido.

Si tu solicitud se refiere a datos que tratamos como encargado, la trasladaremos a la empresa cliente responsable y le prestaremos el apoyo necesario para atenderla dentro de los plazos legales. También puedes dirigirte directamente a esa empresa. Para eliminar tus datos, consulta las instrucciones de eliminación de datos.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas:

• Controles de acceso por empresa: cada empresa cliente opera con su propia configuración e información.
• Administradores autorizados: solo las personas que cada empresa designa pueden supervisar y gestionar su operación.
• Registros de operaciones, que permiten revisar las acciones realizadas en la plataforma.
• Comunicación con las API de Meta y de Google mediante conexiones cifradas (HTTPS), que esos servicios exigen.

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a las empresas clientes afectadas y a la autoridad competente en los términos que exija la ley.

13. Conservación de los datos

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables o contractuales aplicables. Los datos tratados como encargado se conservan según las instrucciones de la empresa cliente y, al terminar la relación contractual, se eliminan o se entregan a la empresa cliente dentro del plazo que se acuerde en el contrato.

14. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y no están diseñados para menores de edad. Cuando una empresa cliente atienda a menores, deberá asegurar el respeto de sus derechos prevalentes y contar con la autorización de sus representantes legales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

15. Cambios y vigencia

Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales se publicarán en esta página con su nueva fecha de vigencia y, cuando la ley lo exija, se informarán por medios adecuados. Esta política rige desde 31 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas.